Management Summary -Softwareprojekte

Was das Management im Bezug auf Softwareprojekte wissen sollte!

Gesamtfokus

Schauen Sie sich verschiedene Möglichkeiten an. Der Markt bietet eine Vielzahl an Optionen. Ihr Unternehmen ist einzigartig und das soll es auch nach vertiefter Prozessdigitalisierung bleiben - suchen Sie sich dazu den richtigen Partner. Entscheiden Sie sich nicht zu schnell für einen Anbieter.

Vision

Erstellen Sie eine Vision. Fragen Sie sich wie Sie in Zukunft arbeiten möchten. Integrieren Sie dabei nicht nur Softwarefunktionalitäten. Legen Sie dies auf Ihre Unternehmensprozesse aus. Module sind nebensächlich - wichtig ist Ihr Prozess. Nutzen Sie diese als Grundlage für Ihre Softwareauswahl.

Prozesse

Erst wenn Sie Ihre Prozesse genaustens kennen, können Sie sich dem Thema Evaluation widmen. Viel zu oft wird vorschnell davon ausgegangen, dass ich meine Prozesse sehr wohl kenne und weiss was ich zukünftig haben möchte. Ist dies möglicherweise die Situation, dann stellen Sie sich bitte folgende Fragen:

• Behebe ich mit meiner Vision die heutigen Problemstellungen oder digitalisiere ich diese mit?

• Integriert meine Vision optimierte Prozesse oder löse ich ganz einfach alte Software mit neuer Software ab?

• Fokussiere ich mich nur auf einen Teilprozess oder betrachte ich auch die genauso wichtigen vor- und nachgelagerten Prozesse?

• Ist meine Vision im Detail konzeptioniert oder nur grob in meinem Kopf vorhanden?

• Kenne ich die detaillierten Prozessabläufe aus Abteilungen in welchen ich nicht täglich arbeite und habe diese genauso berücksichtigt?

• Kenne ich deren Herausforderungen, heutige Workarounds und Ineffizienzen im Detail?

Partner

Zuverlässige Partner sind bei Softwareprojekten essentiell. Ziehen Sie das Potential ihrer möglichen Partner in die Auswahl mit ein. Es ist offensichtlich, dass Sie in Zukunft vertiefter Digitalisieren werden. Habe ich diese Möglichkeiten mit meinem Softwarelieferanten? Damit mindern Sie das Risiko auch in Zukunft mit unvorteilhaften Insellösungen zu arbeiten.

Kommunikation

In Projekten mit viel Veränderungen stehen und fallen diese mit der Bereitschaft der Mitarbeiter. Kommunizieren Sie offen und kontinuierlich über die Projektinhalte. Versuchen Sie den Gesamtnutzen für die Mitarbeiter greifbar zu machen. Sie werden dadurch offener gegenüber den Veränderungen sein. Es wäre allerdings ein Irrglaube wenn Sie denken, dass Ihr gesamtes Personal dann immer konstruktiv in die gleiche Richtung arbeitet. Dies braucht stetigen Support und Überzeugung Ihrerseits… und auch dann wird es Personen geben, welche versuchen sich an alten Strukturen festzuhalten.

Training

Streichen Sie keine Schulungen um Kosten zu sparen. Im Gegenteil investieren Sie in ein solides Training der Anwender. Es wird sich lohnen! Das Prinzip von ein oder mehreren Key-User welche dann wiederum die Mitarbeiter schulen können ist ein praxisnahes System. Dazu müssen die Key-User allerdings sowohl die fachlichen Kompetenzen rund um die Software sowie die Unternehmensprozesse haben als auch die notwendigen methodischen Kompetenzen.

Referenzen

Referenzen sind wichtig um die Zuverlässigkeit der Software sowie des Partners zu prüfen. Gehen Sie Referenzbesuche allerdings nicht vorschnell an. Seien Sie sich zuerst im Detail bewusst wie Sie arbeiten möchten bevor Sie Unternehmen besichtigen welche vielleicht gar nicht Ihren Prozessen entsprechen.

Ressourcen

Softwareprojekte dürfen keine Schnellschüsse sein! Nehmen Sie sich die Zeit ausserhalb des Tagesgeschäfts und stellen Sie die notwendigen Ressourcen bereit. Die Auswahl und insbesondere die Implementierung brauchen Zeit und das Management muss voll hinter dem Projekt stehen. Je integrierter die Software in Ihre Unternehmensprozesse eingreift desto grösser ist die Veränderung. Lassen Sie das Thema "Change Management" nicht Aussen vor.