Der feine Unterschied im Softwareprojekt

Softwareprojekte in klein und mittleren Betrieben unseres Handwerks sind kompliziert und werden schnell unübersichtlich. Je mehr Unternehmensprozesse davon betroffen sind desto rasanter steigen die Zusammenhänge und Abhängigkeiten. Egal ob es sich dabei um ERP, CAD/CAM, FIBU oder weitere Prozesse handelt. Schnell stellt sich die Frage wie ich bei einem Softwareprojekt konzeptionell Vorgehen kann um die richtige Software zu finden um anschliessend meine Prozesse effizienter zu gestalten.

In meinem täglichen Alltag erlebe ich oftmals die Situation, dass Unternehmen zu wenig strukturiertem Vorgehen bei einem Softwareprojekt nachgehen. Immer wieder sehe ich, dass insbesondere produzierende KMU Unternehmen wichtige Schritte vor und während der Softwareauswahl weglassen. Nicht selten kommen dadurch während der Implementierung (Softwareeinführung) unvorhergesehene Problemstellungen auf. Die Tatsache, dass viele Unternehmen in unserer Branche dem Informationsfluss eine eher nebensächliche Beachtung schenken ist Grund, dass Softwareprojekte oft anders verlaufen wie geplant.

Veränderung der Denkweise

Ein entscheidender Punkt muss einem Unternehmen klar sein: Es braucht nicht eine Software - sondern es braucht effiziente Prozesse, welche durch die Software abgebildet und entsprechend unterstützt werden.

Mit dieser Erkenntnis wird der Fokus primär auf den Unternehmensprozess gelegt und erst dann auf die Software.

Schematischer Unterschied gezielt optimierter Teile-Fluss im Gegensatz zu einem vielfach unstrukturierten Informationsfluss

Gerade im Handwerk zeigt sich oftmals, dass Betriebe über Jahre ihre Fertigungsmethoden erweitert und kontinuierlich verbessert haben. Sie haben vielleicht verschiedene Sägeblätter, spezielle Aggregate, Schablonen und Lehren, um ein Werkteil möglichst effizient zu fertigen. Der Informationsfluss wurde aber vielfach nur nebensächlich mitbeachtet. Zugegeben ist es auch nicht einfach den Informationsfluss vor Augen zu führen. Schliesslich stapeln sich die Workarounds und Ineffizienzen nicht irgendwo in der Fertigung und machen sich offenkundig bemerkbar. Aber genau dort liegt ein immenses Potential, dass eben gefunden und entsprechend angegangen werden muss. Dazu braucht es eine entsprechende Affinität und die Sichtweise, der Information die gleiche Beachtung zu schenken wie dem Produkt.

Konzeptionelles Vorgehen

In einem konzeptionellen Vorgehen ist die Ausgangslage als Fundament des Projektes wichtig. Alles was ich dazu tun muss, ist meine eigenen Prozesse so aufzuarbeiten, dass ich sie einem Softwareanbieter mit allen Zusammenhängen und Abhängigkeiten zeigen kann. Damit ich überhaupt im Stande bin detailliert zu evaluieren ob die Software meine Bedürfnisse abdeckt. Sie werden vielleicht sagen, ich kenne meine

Prozesse doch. Visualisieren Sie ganz einfach mal einen Prozess und vergleichen Sie ihn Schritt für Schritt mit dem was in der Realität tatsächlich abgeht. Sie werden erstaunt sein, wie gross die Differenz sein kann.

Die oben angesprochene Prozessdefinition oder auch Aufarbeitung machen Sie so oder so in einem Softwareprojekt. Sie können es aber, wie unten abgebildet, steuern in welcher Phase Sie dies machen möchten.

Unterschiedliche Herangehensweisen in einem Softwareprojekt

Der obere Prozess des Bildes zeigt wie bei Softwareprojekten in der Praxis oftmals vorgegangen wird. Der untere Ansatz zeigt ein strukturierteres Vorgehen in dem vor der eigentlichen Auswahl einer Software die betroffenen Prozesse entsprechend detailliert aufgearbeitet werden.

Nehmen wir uns den Ansatz in dem eine Evaluation

(Softwareauswahl) direkt zu Beginn des Projekts stattfindet vor. Sie entscheiden sich also für eine Software bevor sie deren genauen Einsatz kennen. Ein Grossteil der Kosten wird bereits zu Beginn fixiert. Ebenso nehmen sie sich eine Vielzahl an Optionen oder anderen Möglichkeiten bereits zu Beginn – zugegeben letzteres wissen Sie in diesem Moment vielfach noch nicht. Sie wissen aber genauso wenig ob die Software im Detail

für deren Verwendungszweck überhaupt flexibel oder variantenfähig genug ist.

Projektverlauf bei vorzeitiger Evaluation - Fixierung eines Grossteils der Kosten zu Beginn des Projekts bei zugleicher Minimierung der Optionen

Angenommen wir gehen genau umgekehrt vor. Wir arbeiten zu Beginn Prozesse detailliert auf, beziehen Mitarbeiter mit ein und integrieren ihre Inputs entsprechend. Wir gestalten ein Soll-Szenario in dem detailliert und zusammenhängend aufgezeigt wird wo die heutigen Herausforderungen liegen.

Projektverlauf bei detaillierter Prozessaufarbeitung - Behalten sämtlicher Optionen bis Prozesse und Strategie detailliert erarbeitet sind.

Basierend darauf definieren wir wie zukünftig gearbeitet werden soll. Erst nach dem, befassen wir uns mit der Abbildung der Prozesse in einer Software. Dabei haben wir nun eine unternehmensweite Grundlage und die entsprechende Vision auf der eine Evaluation seriös durchgeführt werden kann.

Haben Sie dieses Vorgehen einmal durchlaufen, so werden Sie merken, dass Sie mit einer ganz anderen Grundlage in eine Evaluationsphase einsteigen. Sie haben eine klare Vision, Sie setzen den Fokus auf die effektiven Herausforderungen, Sie kommunizieren viel konstruktiver mit dem Softwareanbieter, da Sie eine gemeinsame Grundlage haben.

Mehr zum Vorgehen finden Sie hier